Автоматизация схемы управления процессами в высшем учебном заведении является исключительно актуальной задачей, так как ежедневное создание разнообразных документов, имеющих в общем-то типовую структуру, использование электронных таблиц для хранения большого объёма данных, бумажные документооборот и отчётность требуют колоссальных временных и трудовых затрат.

Южно-Российский гуманитарный институт  предлагает оригинальную технологию, которая позволит успешно автоматизировать работу всех подразделений высшего учебного заведения.

Автоматизированная система управления вузом (АСУ ВУЗ), так назвали мы новое решение для автоматизации, учёта, контроля, анализа и планирования в высшем учебном заведении, реализованное на новой версии технологической платформы «1С: Предприятие 8.2». имеет следующие функции:

• комплексное, оперативное и эффективное автоматизированное управление учебно-методическим процессом, студенческим контингентом от приёмной комиссии до выпуска студента;
• возможность накопления информации для анализа и дальнейшего принятия эффективных управленческих решений, что повышает оперативность и качество предоставляемых услуг;
• обеспечение «прозрачности» управления учебным процессом;
• возможность контролировать учебный процесс филиалов/представительств так как система через удалённый доступ создает предпосылки формирования концепции единого образовательного пространства вуза.

Система поддерживает Федеральные Государственные Образовательные Стандарты (ФГОС) 3-го поколения.

Одним из главных преимуществ системы является быстрое её внедрение и адаптация к интерфейсу. Это стало возможным по следующим причинам:

• Интерфейс системы интуитивно понятен и полностью соответствует программным продуктам платформы 1С.
• Система не перегружена лишними функциями и возможностями, в ней реализованы самые оптимальные и необходимые действия персонала высшего учебного заведения по планированию, учёту, контролю и анализу учебного процесса.
• Настройка системы гибкая и позволяет распределение функций системы настроить под существующую в высшем учебном заведении структуру управления путём организации автоматизированных рабочих мест с соответствующими функциями. К примеру, если в учебном заведении принято формировать приказы о движении контингента не в кадрах, а в учебном отделе, это решается в процессе настройки путём расстановки соответствующих «флажков» — допусков.
• Вся дополнительная и нормативная информация в системе организована в виде справочников, которые могут пополняться и изменяться.

Автоматизированная система управления вузом имеет следующие подсистемы предлагаемой конфигурации:

• Приёмная комиссия
  • АРМ председателя приёмной комиссии;
  • АРМ секретаря приёмной комиссии;
• Деканат (кафедра)
• Учебный отдел
• Личный кабинет преподавателя
• Кадровый учёт
  • АРМ студенты;
  • АРМ преподаватели;
• Интеграция и информационные сервисы

Функциональные возможности

и операции, которые могут совершать в программе АСУ ВУЗ представители различных структурных подразделений через свои автоматизированные рабочие места.

1.Приемная комиссия

Прием документов у абитуриентов с помощью АСУ ВУЗ станет полностью автоматизированным:

• Формирование личного дела абитуриента. Данные вводятся вручную сотрудником приемной комиссии.
• Контроль сдачи необходимых документов (произвольный набор).
• Выдача абитуриенту необходимого набора документов:
  • Расписка.
  • Контракт.
  • Экзаменационный лист.
• Учет данных абитуриентов.

Проведение вступительных испытаний

• Подготовка необходимых документов:
  • Экзаменационные листы.
  • Экзаменационная ведомость.
• Фиксация результатов вступительных испытаний:
  • Данные ЕГЭ.
  • Экзаменационные оценки.
  • Результаты собеседований.
• Печать результатов испытаний.
• Выдача справки о результатах прохождения вступительных испытаний.

Зачисление абитуриентов в учебное заведение

• Формирование приказов о зачислении абитуриентов в сформированные группы:
  • С помощью рейтинга.
  • Вручную.

2. Деканат/кафедра

Подсистема Деканат позволяет вести оперативный учёт движения контингента:

• Формирование приказов о движении контингента как индивидуально, так и списком
• Анализ контингента и формирование отчетности (списки, статистика)
• Предоставление студентам и организациям необходимых справок

В предлагаемой АСУ ВУЗ очень удобно отслеживать и фиксировать успеваемость студентов:

• Учет и анализ государственных итоговых испытаний, результатов зачётно-экзамена­ционных сессий, различных видов аттестаций в том числе практик (сводная ведомость успеваемости).
• Доступ студентов через информационно-справочную систему.

Система позволяет автоматизировать процесс выпуска студентов, совершая следующие действия

• Утверждение тем дипломов.
• Формирование Государственной Аттестационной Комиссии (ГАК).
• Автоматизированная генерация экзаменационных билетов для междисциплинарного итогового государственного экзамена.
• Автоматизированное формирование и учёт протоколов работы ГАК ;протоколы оформляются во время заседания комиссии.
• Подготовка и проверка данных для дипломов и академических справок.
• Печать диплома, приложения к диплому и академической справки.

С помощью АСУ ВУЗ можно облегчить методистам планирование учебного процесса и распределение нагрузки по кафедре и факультету:

• Автоматизированная генерация экзаменационных билетов для текущего, промежуточного и итогового контроля; выведение билетов на печать.
• Автоматизированное формирование и учёт планов и протоколов работы кафедры, факультета; протоколы оформляются во время заседаний кафедры, факультета.
• Распределение в интерактивном режиме учебной нагрузки между преподавателями кафедры.
• Формирование учебных поручений преподавателям и обеспечивающим кафедрам.
• Организация пересдачи задолженностей студентов и документационное оформление этого процесса (график пересдачи, перечень задолженностей у студента по семестру и году, формирование направлений на пересдачу).

3. Учебная часть (проректор по учебной работе)

Планирование

• Ведение справочников хранящих основные параметры используемых ФГОС, используемых в дальнейшем для подготовки рабочих учебных планов и печати диплома и приложения к диплому.
• Подготовка, хранение и печать рабочих учебных планов по направлениям и специальностям.
• Планирование учебной нагрузки учебного заведения и по подразделениям.
• Контроль учебной работы учебного заведения, кафедр, факультетов (успеваемость, задолженности, посещаемость занятий и т.д.).
• Поддержка ФГОС 3 в рабочих учебных планах.

4. Личный кабинет преподавателя

В личном кабинете преподаватель:

• Формирует индивидуальный план своей работы на текущий учебный год.
• Разрабатывает, корректирует рабочие учебные программы по закреплённым на текущий учебный год дисциплинам.
• Распределяет между студентами, по их заявлениям, тематику курсовых и дипломных работ; документальное оформление процедуры распределения.
• Выполняет автоматизированную генерацию экзаменационных билетов для текущего, промежуточного и итогового контроля; выведение билетов на печать

5. Кадровый учет

Данная подсистема служит для организации кадрового учета студентов и преподавателей, учебно-вспомогательного состава, учета их аттестаций и повышения квалификаций.

Автоматизация кадрового учета реализована на уровне двух АРМ:

• АРМ студенты, реализуются следующие функци

• Оформление и ведение личной карточки студента от поступления до выпуска.
• Воинский учёт студентов, документальное оформление этой процедуры (справка ф 026 и т.д.).
• Предоставление студентам и организациям необходимых справок.

• АРМ преподаватели, реализуются следующие функции кадрового учета:

• Учет преподавателей, учебно-вспомогательного состава кафедр института и анализ кадрового обеспечения в разрезе организаций, места работы (штат, совместительство), подразделений, должностей, ученых званий и степеней
• Формирование приказов на прием, перемещение и увольнение
• Интеграция с программными продуктами «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения» и «1С:Зарплата и кадры образовательного учреждения 8»
• Учет повышения квалификации
• Учет и планирование аттестаций по областям работы (административная и педагогическая)
• Воинский учет

6.Интеграция и информационные сервисы

Данная подсистема содержит встроенные в конфигурацию возможности по взаимодействию с другими программными продуктами. Интеграция с современными программами позволяет сделать разумную информационную общедоступность системы АСУ ВУЗ, а также представить большинство информации в интерактивном виде:

• Работа преподавателя в личном кабинете может осуществляться через сайт учебного заведения.
• Импорт результатов успеваемости (тестирования) полученных через системы электронного (дистанционного) обучения в сводные ведомости и личную карту студента.
• Интеграция с «зарплатными» решениями фирмы «1С». Кадровый учет можно вести непосредственно в программе АСУ ВУЗ и импортировать данные из этих программ.